Piattaforme applicative e sistemi informativi gestionali

Le piattaforme applicative dell’Ateneo, presidiate dal Servizio Sistemi Informativi Gestionali, costituiscono l’ossatura dei processi amministrativi, contabili e di governo dell’istituzione.
La strategia di evoluzione del parco applicativo è orientata all’adozione di soluzioni nazionali condivise, prevalentemente erogate in modalità SaaS (Software as a Service), alla standardizzazione dei processi e all’integrazione dei dati a livello di Ateneo, con l’obiettivo di ridurre la frammentazione applicativa storica, garantire elevati livelli di disponibilità e assicurare l’aggiornamento continuo sotto il profilo tecnologico e normativo.

Ecosistema CINECA e ambiti funzionali

L’Ateneo adotta in modo esteso le soluzioni del Consorzio CINECA come piattaforme core per la gestione dei principali ambiti istituzionali, in modalità SaaS e nel rispetto dei requisiti di qualificazione previsti dalla normativa nazionale (AgID).
L’ecosistema applicativo copre in modo integrato i seguenti ambiti funzionali:

• Didattica e carriere studenti, attraverso i sistemi di programmazione della didattica, gestione delle carriere, pianificazione degli orari, prenotazione delle aule, servizi agli studenti e app mobile istituzionale;
• Gestione del personale e dei collaboratori, per gli aspetti giuridici, economici, previdenziali, formativi e di valutazione delle prestazioni;
• Contabilità economico‑patrimoniale e finanziaria, comprensiva di bilancio, cicli attivi e passivi, gestione del patrimonio, procurement, budget e rendicontazione dei progetti;
• Ricerca e progetti, a supporto del censimento, monitoraggio, valutazione e rendicontazione delle attività scientifiche e dei prodotti della ricerca;
• Valutazione, qualità e autovalutazione, mediante moduli a supporto dei processi AVA/ANVUR e delle attività di assicurazione della qualità;
• Gestione dei bandi di Ateneo, per il reclutamento del personale, il conferimento di incarichi di ricerca e insegnamento, i benefici agli studenti e specifici procedimenti istituzionali.

Tali piattaforme rappresentano un riferimento nazionale consolidato e favoriscono l’allineamento dell’Ateneo alle best practice del sistema universitario italiano.

Integrazione dei dati e interoperabilità

Un elemento qualificante della strategia applicativa è l’attenzione all’integrazione e alla governance dei dati, al fine di garantire coerenza, affidabilità e riuso delle informazioni nei diversi processi istituzionali.
L’approccio adottato prevede:

• l’utilizzo di integrazioni applicative standard messe a disposizione dai fornitori (CINECA, Microsoft);
• l’allineamento delle anagrafiche centrali (studenti, personale, strutture) come fonti uniche e autorevoli del dato;
• l’alimentazione di sistemi di reportistica e business intelligence a supporto delle decisioni, della governance e degli obblighi di rendicontazione;
• l’interoperabilità con piattaforme nazionali e servizi esterni, quali SPID, CIE, PagoPA, Login MIUR, App IO.

L’integrazione applicativa non si limita allo scambio di dati, ma abilita la gestione unitaria dei procedimenti. Un esempio significativo è rappresentato dal fascicolo digitale dello studente, alimentato automaticamente dai sistemi di carriera e dai flussi documentali, nel quale confluiscono verbali d’esame, verbali di laurea e documentazione prodotta dai sistemi stessi. Analogo approccio è adottato per i procedimenti relativi ai bandi di Ateneo e ai benefici agli studenti, per i quali la protocollazione, classificazione e fascicolazione avvengono in modo automatico e integrato.

Le piattaforme gestionali costituiscono il presupposto per una digitalizzazione progressiva, strutturale e orientata ai processi dell’Ateneo. In tale contesto sono stati realizzati processi digitali end‑to‑end che coinvolgono più sistemi applicativi in modo integrato, riducendo gli adempimenti manuali e aumentando la tracciabilità delle operazioni.

Tra gli ambiti maggiormente significativi si evidenziano:

• i processi contabili e di approvvigionamento, comprensivi di ciclo passivo, ordini, fatturazione elettronica, gestione fiscale e rendicontazione dei progetti di ricerca;
• la gestione dei bandi di Ateneo, integrata con i sistemi di programmazione della didattica e con le piattaforme abilitanti nazionali, che consente la generazione automatica dei bandi per gli incarichi di insegnamento e la trasmissione diretta delle coperture ai sistemi didattici;
• il processo di revisione, deposito e conservazione delle tesi di dottorato, completamente dematerializzato, che consente al dottorando di operare tramite un unico punto di accesso e integra la fase di revisione con il sistema di gestione delle carriere e con il deposito istituzionale della ricerca;
• i procedimenti relativi agli studenti, dalla fase di accesso fino al conseguimento del titolo, supportati da servizi digitali e da un’app mobile istituzionale che consolida in un unico punto informazioni di carriera, piano di studi, libretto, tasse, orari e prenotazioni;
• la gestione dei progetti di ricerca, dalla fase di censimento al monitoraggio e alla rendicontazione.

La digitalizzazione dei processi è orientata alla dematerializzazione documentale, alla semplificazione dell’interazione tra uffici e utenti e al miglioramento dell’efficienza operativa complessiva.

La dematerializzazione rappresenta un asse strutturale della trasformazione digitale dell’Ateneo ed è supportata da un ecosistema integrato di soluzioni per:

• la gestione documentale e il protocollo informatico;
• la conservazione digitale a norma;
• la sottoscrizione digitale dei documenti;
• la gestione degli adempimenti in materia di protezione dei dati personali;
• la gestione delle votazioni degli Organi di Ateneo.

L’integrazione tra i sistemi gestionali e quelli documentali consente una gestione nativamente digitale dei procedimenti, garantendo tracciabilità, conformità normativa e riduzione dei flussi cartacei.

A completamento dell’ecosistema applicativo, l’Ateneo utilizza strumenti di reportistica direzionale e cruscotti di sintesi a supporto della governance, della pianificazione e del controllo, inclusi cruscotti relativi a ricerca, terza missione, Fondo di Finanziamento Ordinario, performance operativa e strategica.
Tali strumenti consentono di valorizzare il patrimonio informativo integrato e di supportare i processi decisionali a livello di Direzione Generale e di Organi di governo.

L’insieme delle piattaforme applicative e delle iniziative di digitalizzazione dei processi si inserisce in una strategia coerente con gli indirizzi nazionali e con le politiche di Ateneo, fondata su:

• adozione di piattaforme condivise e qualificate a livello di sistema universitario;
• integrazione e valorizzazione del dato come fattore abilitante per governance, controllo e qualità;
• automazione e dematerializzazione dei procedimenti amministrativi;
• complementarità con il modello cloud‑only adottato per le infrastrutture digitali.

Questo assetto costituisce uno dei pilastri della trasformazione digitale dell’Ateneo, consentendo un’evoluzione progressiva verso modelli organizzativi più efficienti, trasparenti e orientati al servizio.