Convenzioni SiBA

Poiché è interesse comune delle due Università sfruttare nel modo migliore le proprie risorse finanziarie e di personale e facilitare l'accesso a tutte le Biblioteche ai propri docenti e studenti, tra l'Università degli Studi di Milano-Bicocca in persona del suo Rettore prof. Fontanesi e l'Università dell'Insubria in persona del suo Rettore prof. Dionigi, si conviene quanto segue:

Art.1. (Accesso alle strutture bibliotecarie) 
Ciascuna Università si impegna ad assicurare l'accesso alle proprie strutture bibliotecarie a docenti, personale tecnico-amministrativo e studenti (gli utenti istituzionali) dell'altra Università secondo le norme in vigore per le proprie categorie di utenti. 
Nel seguito della convenzione saranno pertanto specificati i servizi bibliotecari che saranno garantiti secondo l principio di reciprocità.

Art. 2 (Consultazione in sede) 
Per consultazione si intende esclusivamente l'accesso alle biblioteche per utilizzare il materiale ivi collocato. In particolare si esclude l'uso delle biblioteche come sale per lo studio dei propri libri da parte degli studenti dell'altro Ateneo. 
Tutto il patrimonio librario dei due Atenei, ovunque materialmente collocato, deve essere accessibile per la consultazione da parte degli utenti istituzionali nel rispetto delle norme in vigore presso il proprio Ateneo. L'accesso alle risorse elettroniche di qualunque genere (basi di dati, CD, riviste on line ecc.), che siano collocate in uno dei due Atenei, è garantito agli utenti istituzionali esclusivamente dalle postazioni al pubblico compatibilmente con le norme relative alle licenze d'uso. 
La semplice identificazione mediante tesserino universitario per gli utenti istituzionali è sufficiente per essere ammessi alla consultazione del materiale collocato in tutte le biblioteche dei due Atenei. 
Per tutte le categorie non istituzionali, il titolo che consente l'accesso, a norma del relativo regolamento, a una delle due strutture bibliotecarie darà diritto ad ottenere un permesso di accesso alla struttura bibliotecaria dell'altro Ateneo secondo le norme in vigore presso il proprio Ateneo (salva l'adozione, da concordare fra CdB di Milano-Bicocca e SiBA di Insubria, di criteri unificati di accesso per le categorie non strutturate). La regolarità dei dati anagrafici degli utenti istituzionali è garantita dalla presenza degli stessi nei sistemi di gestione automatizzata delle biblioteche dei due atenei a seguito di procedure di aggiornamento automatico comuni ai due atenei.

Art. 3 (Prestito a domicilio) 
Il diritto di prestito a domicilio spetta ugualmente a docenti e studenti di entrambi gli Atenei, ad eccezione delle restrizioni legate al tipo di materiale e secondo le norme in vigore nelle strutture. 
La semplice identificazione mediante tesserino universitario e/o libretto universitario per gli utenti istituzionali è sufficiente per accedere al prestito. Per le categorie non istituzionali, per le quali è necessaria la presentazione di una documentazione ulteriore, si concorderanno criteri comuni fra CdB e SiBA secondo le norme in vigore presso il proprio Ateneo.

Art. 4 (Fotocopiatura) 
Il servizio di fotocopiatura è consentito secondo le norme in vigore nelle strutture dei due Atenei.

Art. 5. (Basi di dati bibliografiche) 
Il servizio di acquisto e consultazione continua ad essere gestito e mantenuto in collaborazione fra i due Atenei in base all'accordo di cooperazione attualmentein vigore (comprende al momento il contratto per il Sole 24ore on line e le riviste on line ACS,RSC,IOP,AIP,APS).

Art. 6. (Richiesta e fornitura documenti) 
Al fine di consentire esclusivamente a docenti, ricercatori e personale tecnico amministrativo, di utilizzare le risorse librarie di ciascun Ateneo senza spostarsi da una sede all'altra, gli utenti di ciascuno dei due Atenei hanno diritto di chiedere la fornitura di documenti (volumi, fotocopie, via posta interna, fax ed e-mail) alle strutture bibliotecarie dell'altro Ateneo. Per gli utenti non istituzionali vale il principio di cui al precedente art. 2.

Art. 7. (Aggiornamento e formazione del personale) 
Gli organismi dirigenti delle Biblioteche dei due Atenei si impegnano a cooperare nell'organizzazione di iniziative di aggiornamento o di formazione del personale, contribuendo alle spese in misura proporzionale al numero dei partecipanti.

Art. 8 (Progetti comuni e interbibliotecari) 
Le Biblioteche dei due Atenei partecipano a progetti di interesse comune, anche mediante distacco di personale e impiego concordato delle proprie risorse finanziarie. In particolar modo i sistemi bibliotecari dell'Università degli Studi di Milano Bicocca e dell'Università dell'Insubria hanno adottato ALEPH500 quale sistema d'automazione delle biblioteche in forma consortile, in collaborazione con il CILEA di cui le due Università sono membro. Il progetto prevede un catalogo bibliografico unico a cui sono collegati due database amministrativi (ADM) autonomi. Le attività di formazione del personale, configurazione, personalizzazione e gestione dell'applicativo sono a carico di CdB e SiBA. 
Il SiBA si impegna a mettere a disposizione del progetto un system manager dedicato per la gestione dell'applicativo il cui costo sarà coperto in parti uguali dalle due Università.

Art. 9. (Rilevazione ed elaborazione dati) 
Le Biblioteche di ciascun Ateneo si impegnano a fornire annualmente i dati statistici relativi al loro funzionamento, mettendo in evidenza i dati relativi all'accesso alle proprie strutture e all'utilizzazione dei propri servizi da parte degli utenti dell'altro Ateneo.

Art. 10. (Coordinamento acquisti) 
Ferma restando l'esigenza di dotare ciascuna Biblioteca di una solida consistenza di base di volumi e periodici per tutte le aree disciplinari afferenti, i due organismi direttivi (CdB e SiBA) si impegnano a realizzare, ogni qualvolta se ne profili la convenienza, una politica degli acquisti il più possibile coordinata ed integrata.

Art. 11. (Validità e verifiche) 
La presente convenzione ha validità dalla data di stipula e si intende annualmente rinnovata salvo diverso avviso delle autorità accademiche competenti, da comunicarsi almeno tre mesi prima della scadenza. I presidenti di CdB e SiBA si riuniranno periodicamente per verificare che la presente convenzione venga attuata e per aggiornarla ove lo si ritenga opportuno.

Milano, lì 23 gennaio 2003

UNIVERSITA' DEGLI STUDI DELL'INSUBRIA 
Il Rettore 
(Prof.Renzo Dionigi)

UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI MILANO BICOCCA 
Il Rettore 
(Prof.Marcello Fontanesi)

Convenzione sottoscritta il 12 gennaio 2018 e modificata il 30 novembre 2020

Premesso

che è interesse comune delle due Università utilizzare nel modo migliore le proprie risorse finanziarie e di personale, e facilitare l'accesso a tutte le biblioteche ai propri utenti istituzionali (i docenti, i ricercatori, i collaboratori linguistici, i borsisti, i dottorandi, i titolari di assegni di ricerca, gli iscritti alle scuole di specialità, il personale tecnico-amministrativo dell’Ateneo e gli studenti regolarmente iscritti ai corsi dell’Ateneo);

Si conviene e si stipula quanto segue

Art. 1 (accesso alle strutture bibliotecarie) 
Ciascuna Università si impegna ad assicurare l'accesso alle proprie strutture bibliotecarie agli utenti dell'altra Università secondo le norme in vigore per le proprie categorie di utenti. Nel seguito della convenzione saranno pertanto specificati i servizi bibliotecari che saranno garantiti secondo il principio di reciprocità. 
Dove richiesto dalla biblioteca gli utenti dovranno iscriversi secondo le modalità previste per i propri utenti.

Art. 2 (consultazione in sede) 
Per consultazione si intende esclusivamente l'accesso alle biblioteche per utilizzare il materiale ivi collocato: in particolare gli studenti di un’università non potranno utilizzare le biblioteche dell'altra università come sale per lo studio sui propri libri. 
Il patrimonio librario delle biblioteche delle due università, ovunque collocato, deve essere accessibile alla consultazione secondo le norme in vigore per le proprie categorie di utenti. 
L'accesso alle risorse elettroniche, di qualunque genere, disponibili in una delle due università, è garantito solo dalle postazioni al pubblico dell’Ateneo sottoscrittore e secondo le norme relative alle licenze d'uso. La consultazione assistita è garantita solo per le risorse non presenti nell'università di provenienza dell'utente. 
L’identificazione mediante l’esibizione del tesserino universitario unitamente a un documento di identità provvisto di fotografia è sufficiente per essere ammessi alla consultazione del materiale collocato nelle biblioteche.

Art. 3 (prestito a domicilio) 
Il diritto di prestito a domicilio spetta ugualmente agli utenti di entrambe le Università, ad eccezione delle restrizioni legate al tipo di materiale e secondo le norme in vigore nelle strutture. 
L’identificazione mediante l’esibizione del tesserino universitario unitamente a un documento di identità provvisto di fotografia è sufficiente per essere ammessi al prestito. 
In caso di mancata restituzione dell'opera allo scadere del prestito, la biblioteca applicherà le sanzioni previste per i propri utenti e contestualmente avviserà l’Ateneo di provenienza, il quale è tenuto a riacquistare l'opera se questa non dovesse essere restituita ma avrà diritto di rivalersi sul proprio utente.

Art. 4 (fotocopiatura) 
Il servizio di fotocopiatura è consentito secondo le norme in vigore nelle strutture delle due università.

Art. 5 (richiesta e fornitura di documenti) 
I servizi interbibliotecari (prestito di volumi e invio di fotocopie) tra le due Università sono previsti per docenti, ricercatori, collaboratori ed esperti linguistici, dottorandi, titolari di assegni di ricerca, studenti iscritti alle scuole di specialità, personale tecnico-amministrativo. Gli studenti possono usufruire del servizio di prestito a domicilio recandosi presso la sede della singola biblioteca, come previsto dall’art. 3. 
I servizi interbibliotecari tra le due Università sono erogati in regime di reciprocità. 
Le specifiche modalità di erogazione agli utenti sono definite dai Regolamenti di ciascuna biblioteca (tipologie di materiale ammesso, durata del prestito, modalità di spedizione, eventuali tariffe o rimborsi spese a carico degli utenti, ecc.). 
Eventuali richieste di prestito interbibliotecario indirizzate a strutture diverse dalle biblioteche dei due Atenei saranno effettuate dalla biblioteca di afferenza di ciascun utente

Art. 6 (progetti comuni e interbibliotecari) 
Le biblioteche delle due università partecipano a progetti di interesse comune, anche mediante distacco di personale e impiego concordato delle proprie risorse finanziarie.

Art. 7 (coordinamento acquisti) 
Ferma restando l'esigenza di dotare ciascuna biblioteca di una solida consistenza di base di volumi, periodici e risorse elettroniche per tutte le aree disciplinari di interesse, i due organismi direttivi (Commissione d’Ateneo per le Biblioteche e SIBA) si impegnano a realizzare una politica degli acquisti il più possibile coordinata ed integrata.

Art. 8 (validità e verifiche) 
La presente convenzione ha validità di due anni dalla data della stipula e si intende tacitamente rinnovata salvo diversa comunicazione da parte di una delle due Università almeno 3 mesi prima della scadenza.

Art. 9 (Referenti) 
Referenti e responsabili dell’attuazione dell’accordo saranno:

  • Per l’Università degli Studi dell’Insubria: dott.ssa Alessandra Bezzi, Direttoredel Centro interdipartimentale di servizi Sistema bibliotecario di Ateneo – SiBA
  • Per l’Università degli Studi di Milano: Dott.ssa Giuliana Giustino, Capo Divisione Coordinamento delle Biblioteche

Art. 10 (Tutela della Privacy) – aggiornamento 30 novembre 2020 
Le Parti, in qualità di Contitolari del trattamento per i dati personali dei propri utenti istituzionali (docenti, ricercatori, collaboratori linguistici, borsisti, dottorandi, titolari di assegni di ricerca, iscritti alle scuole di specialità, personale tecnico-amministrativo e studenti regolarmente iscritti ai corsi) ai fini dell’erogazione, in regime di reciprocità, dei servizi bibliotecari di cui alla presente Convenzione, si impegnano a trattare i suddetti dati personali in conformità a quanto previsto dal D.lgs. 30.06.2003 n. 196, modificato dal D.Lgs. n. 101 del 10/08/2018, e dal Regolamento U.E. n. 679/2016.

I dati oggetto di contitolarità trattati con modalità prevalentemente informatiche, sono, quindi, tutti i dati personali necessari alla erogazione dei servizi bibliotecari ivi compresi i dati identificativi degli Interessati, i recapiti e le informazioni inerenti allo status e al corso di laurea per gli studenti (es. studente attivo, laureato) e per docenti e dipendenti le informazioni inerenti alla struttura di afferenza. 
Nell’ambito della contitolarità, ciascuna Parte si impegna a raccogliere e a trattare i dati ai fini dell’esecuzione delle prestazioni poste a proprio carico in base alla Convenzione e alla relativa normativa applicabile ed è responsabile solo per tale specifico trattamento; la condivisione di tali dati tra le Parti è limitata a quanto strettamente necessario per la corretta esecuzione della Convenzione, adottando misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza dei dati trasmessi.

I dati saranno trattati secondo le istruzioni fornite dai titolari per quanto di loro competenza, con modalità manuali e/o automatizzate, secondo principi di liceità e correttezza ed in modo da tutelare l’integrità e la riservatezza dei dati e i diritti degli interessati, nel rispetto di adeguate misure di sicurezza di protezione dei dati, come previsto dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

L’Università degli studi dell’Insubria rinvia alle informazioni in materia, elaborate dalla stessa e consultabili sul sito internet istituzionale alla pagina web dedicata.

L’Università degli studi di Milano rinvia alle informazioni in materia, elaborate dalla stessa e consultabili sul sito internet istituzionale ai sensi degli artt. 13 e ss. del Regolamento U.E. n. 679/2016 (di seguito, quando richiamate congiuntamente alle informative rese “Informative”).

Le Parti si impegnano a mettere reciprocamente a disposizione, qualora necessario, tutte le informazioni richieste per dimostrare e verificare il rispetto dei propri obblighi ai sensi della vigente legge sulla protezione dei dati e a cooperare in caso di richieste provenienti all’una o all’altra Parte dall’Autorità Garante o dall’Autorità Giudiziaria circa il trattamento dei dati oggetto della presente Convenzione.

Le Parti si impegnano a gestire tempestivamente le eventuali richieste degli interessati secondo le proprie procedure interne, restando inteso che, indipendentemente dalle disposizioni del presente accordo, l’interessato può esercitare i propri diritti ai sensi del Regolamento UE nei confronti di ciascun titolare, inoltrando la richiesta all’una o all’altra Parte, in qualità di titolari del trattamento, e/o ai rispettivi Responsabili della Protezione dei Dati che sono stati nominati e che sono contattabili ai recapiti indicati nelle rispettive Informative.

Le Parti si impegnano a collaborare tra di loro, raccogliendo tutte le informazioni necessarie e inserendole in un formato intellegibile, al fine di garantire l’evasione delle richieste degli Interessati entro il termine di legge, sull’intesa che tale adempimento sarà evaso dalla Parte che ha ricevuto tale istanza o dal suo Responsabile della Protezione dei Dati.

Le Parti si impegnano altresì a gestire eventuali data breach secondo i protocolli attuati nelle rispettive istituzioni. In ogni caso, ciascuna Parte si impegna a comunicare all’altra tempestivamente e senza ritardo ogni eventuale violazione. Resta in ogni caso inteso che la eventuale responsabilità tra i Titolari è da intendersi ripartita in ragione della percentuale di colpa rispettivamente attribuibile nella creazione e gestione dell’evento dannoso.

Le Parti si impegnano a mettere a disposizione degli interessati il contenuto essenziale dell’accordo di contitolarità contenuto nella presente clausola, in conformità a quanto previsto dall’art. 26, comma 2, del Regolamento U.E. n. 679/2016

Le Parti riconoscono la nullità di qualsiasi clausola del presente Accordo/Convenzione che si ponga in contrasto e/o che sia incompatibile con la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. Per quanto ivi non espressamente disciplinato, si rinvia alla normativa italiana e comunitaria applicabile in materia.

Art. 11 (Disposizioni fiscali) 
La presente convenzione, redatta in unico esemplare, è sottoscritta digitalmente ai sensi del D. Lgs 82/2005 e successive modifiche e integrazioni:

  • è soggetta, ai sensi dell’art. 2, Tariffa Parte I del D.P.R. 26 ottobre 1972, n.642, all’imposta di bollo, con onere a carico dell’Università degli Studi dell’Insubria che assolve all’imposta di bollo in modo virtuale, a seguito di autorizzazione della Direzione Regionale per le Entrate della Lombardia prot. n. 2014/136508 del 9 dicembre 2014;
  • è soggetta a registrazione solo in caso d’uso, ai sensi dell’art. 4 tariffa parte II del D.P.R. 131/26 04.1986 con oneri a carico della parte richiedente.

Letto, firmato e sottoscritto.

Università degli Studi dell'Insubria 
IL RETTORE 
(Prof. Alberto Coen Porisini)

Università degli Studi di Milano 
IL RETTORE 
(Prof. Gianluca Vago)