Informativa sul trattamento dei dati personali servizio INFOSTUDENTI – versione 1.0

In base al Regolamento Generale per la Protezione dei Dati (GDPR, General Data Protection Regulation- Regolamento UE 2016/679, in seguito “GDPR”), e al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (in seguito, “Codice Privacy”) ti invitiamo a leggere attentamente le seguenti informazioni che ti saranno di supporto per sapere come saranno trattati, e con che modalità, i tuoi dati personali relativi al servizio INFOSTUDENTI per l’Università degli Studi dell’Insubria e a esprimere, ove necessario, il tuo consenso.

Il Titolare del Trattamento è l’Università degli Studi dell’Insubria, in persona del legale rappresentante pro-tempore, con sede legale in Varese (VA) Via Ravasi, 2.

Il Responsabile della protezione dei dati previsto dal GDPR (artt. 37 e seguenti) può essere contattato utilizzando il seguente indirizzo e-mail: [email protected].

Il Responsabile del trattamento è Overture Service Srl in persona del titolare dei dati domiciliato per la carica presso la sede sociale della società in Scarlino (GR), via Enrico Fermi 3.

L’elenco aggiornato dei responsabili e degli autorizzati al trattamento è custodito presso la sede del Titolare del trattamento.

Tu stesso conferisci i tuoi Dati Personali, attraverso l’utilizzo del sito, al momento dell’iscrizione al servizio INFOSTUDENTI.

Questo significa che l'inserimento libero, esplicito e volontario di dati personali da parte tua nei moduli digitali di registrazione e richiesta di assistenza presenti sul sito INFOSTUDENTI comporta la successiva acquisizione dei dati da te forniti, necessari se la comunicazione di dati personali è un obbligo legale o contrattuale oppure un requisito necessario per la conclusione di un contratto, e se l'interessato ha l'obbligo di fornire i dati personali nonché le possibili conseguenze della mancata comunicazione di tali dati.

1. ​i tuoi dati anagrafici, personali e particolari, di contatto (indirizzi di residenza, indirizzi di posta elettronica personale e istituzionale, contatti telefonici), di carriera universitaria (quali ad esempio dipartimento di afferenza, corso di studio, anno di corso, dati relativi alle iscrizioni, frequenza, esami sostenuti e relativa votazione, crediti acquisiti) ed economici ed eventualmente dei tuoi famigliari in virtù dei rapporti di natura istituzionale con l’Università per la gestione della tua carriera universitaria o in previsione della tua futura carriera universitaria che avrai comunicato per ricevere assistenza e supporto;
2. i dati identificativi, anagrafici e relativi alla condizione economica dei tuoi famigliari, che avrai eventualmente comunicato attraverso il servizio INFOSTUDENTI per ricevere assistenza e supporto;
3. i dati relativi alla tua condizione economica e/o ai pagamenti effettuati verso l’Università che avrai eventualmente comunicato attraverso il servizio INFOSTUDENTI per ricevere assistenza e supporto;
4. i dati relativi alla gestione ed erogazione dell’offerta formativa e alla gestione dell’attività didattica;
5. i dati di navigazione: i sistemi informatici e le procedure software relative al funzionamento del sito dell’Università degli Studi dell’Insubria e del servizio INFOSTUDENTI acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente.

1. l’esecuzione di specifiche operazioni da te richieste per avere supporto e informazioni collegate alla tua carriera universitaria o in previsione della tua futura carriera universitaria (ad esempio, la richiesta di emissione di copie di certificati, richieste personali sulla tua carriera universitaria e la tua posizione amministrativa). Il conferimento dei dati per questa finalità è un requisito necessario per la conclusione di un contratto nel senso che un tuo mancato consenso non consentirebbe a Ouverture Service srl l’erogazione dei servizi richiesti e quindi soddisfare le tue richieste.
2. per finalità di ricerca statistica o scientifica o per individuare delle azioni volte al miglioramento del servizio di supporto offerto e misurare il tuo grado di soddisfazione e consentire all’Università degli Studi dell’Insubria di offrirti un servizio maggiormente personalizzato;
3. per finalità promozionali, quali ad esempio l’invio di newsletter, comunicazioni, sondaggi di opinione e di gradimento, inviti a partecipazione a eventi, esclusivamente per conto dell’Università degli Studi dell’Insubria;
4. per quanto riguarda i dati di navigazione, questi dati vengono utilizzati ai soli fini di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso del sito, controllare il corretto funzionamento del sito,  svolgere attività di monitoraggio a supporto della sicurezza del servizio. I dati potrebbero essere conservati ed utilizzati per l'accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito o dei suoi utilizzatori. 

Il conferimento dei dati di cui al punto 4 è implicito nell’uso dei protocolli di comunicazione. La mera consultazione del sito internet, senza accesso ai servizi online, prevede esclusivamente la raccolta di informazioni la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet e di informazioni relative all'elaboratore utilizzato per la connessione.

Il conferimento dei dati per le finalità 1, 2 e 3 è facoltativo. Il conferimento dei dati per la finalità 1 è necessario perché il tuo mancato consenso non consente l’erogazione dei servizi richiesti. Puoi quindi decidere di conferire i dati per la finalità di cui al punto 1 e non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti per le altre finalità 2 e 3: in tal caso, non potrai ricevere via e-mail inviti ad eventi, newsletter e sondaggi di opinione e di gradimento. In ogni caso continuerai ad avere diritto ai servizi di cui al punto 1.

Potrai esprimere il consenso, per l’esecuzione dei trattamenti relativi a suddette finalità, durante la sottoscrizione del servizio INFOSTUDENTI e potrai modificarlo in modo autonomo, come descritto al punto 10 di questo documento, ogni volta lo riterrai necessario.

Il trattamento dei dati personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici e telematici comunque idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati nel pieno rispetto di quanto previsto dagli artt. 31 e seguenti del Codice Privacy e dal Disciplinare Tecnico – Allegato B al Codice Privacy – in materia di misure minime di sicurezza e dall’art. 32 del GDPR.

Tali trattamenti, effettuati da Ouverture Service srl, in qualità di Responsabile del trattamento per conto del Titolare, l’Università degli Studi dell’Insubria, sono relativi alle finalità descritte al punto 3 e rispettano le indicazioni del GDPR agli artt. da 5 a 11 e in osservanza di questi principi così come enunciati dal GDPR:

• Liceità nel rispetto dei consensi da te espressi;
• Minimizzazione, ovvero i trattamenti effettuati utilizzano il minimo dei dati indispensabili alla finalità per la quale sono stati raccolti;
• Limitazione, ovvero i trattamenti sono limitati alle finalità descritte al punto 3;
• Sicurezza, ovvero Ouverture Service srl garantisce l’applicazione delle misure di sicurezza previste dagli standard internazionali e suggerite dalle migliori pratiche del settore.
• Correttezza, Ouverture Service srl ti mette a disposizione gli strumenti per mantenere aderenti alla realtà i tuoi dati.
• Integrità, Ouverture Service srl adotta le migliori pratiche di gestione dei dati affinché vengano ridotti al minimo gli errori nella gestione dei tuoi dati.

Potranno essere operate estrazioni dei file di log (relativi alle attività compiute attraverso il servizio), anche mediante incroci ed elaborazioni di tali dati per identificare i responsabili di abusi e/o attività illecite operate dagli interessati o da terzi.

Nell’ambito dell’interazione di un utente con i servizi web in un contesto autenticato, vengono tracciate su log informazioni di base relative all’accesso al singolo servizio (timestamp, username, servizio) ed informazioni di sessione strutturate in conformità al formato W3C standard https://www.w3.org/TR/WD-logfile.html.

Al fine di supportare elaborazioni aggregate di carattere statistico sull’uso dei servizi, vengono utilizzati cookie anonimi con registrazione limitata alle seguenti informazioni: lingua di visualizzazione, paese e città di provenienza, browser utilizzato, sistema operativo, provider del servizio internet, risoluzione schermo.

In relazione alle diverse finalità e agli scopi per i quali sono stati raccolti, i tuoi dati saranno conservati per il tempo previsto dalla normativa di riferimento ovvero per quello strettamente necessario al perseguimento delle finalità.

In particolare:

• I dati conferiti per l’espletamento del servizio INFOSTUDENTI saranno archiviati e mantenuti in coerenza con il consenso acquisito per un periodo massimo di 10 anni. Tale periodo è valutato sulla base del termine massimo di durata di un percorso universitario riferito a un singolo interessato.
• L’anagrafica degli studenti e i dati di carriera, per obblighi di legge, sono conservati dall’Ateneo illimitatamente nel tempo.
• I dati inerenti graduatorie o verbali, per obblighi di legge, sono conservati illimitatamente nel tempo.

Senza il tuo espresso consenso (ex art. 24 lett. a), b), d) Codice Privacy e art. 6 lett. b) e c) GDPR), il Titolare potrà comunicare i tuoi dati per le finalità di cui al punto 3 a) e d) a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette. I tuoi dati non saranno diffusi.

I tuoi dati possono essere comunicati al personale delle strutture interne dell’Ateneo preposte quali, ad esempio, Segreterie Studenti, Uffici di Segreteria Didattica, Scuole, Dipartimenti, Centri di Servizio, il quale è autorizzato dall’Università degli Studi dell’Insubria, al trattamento dei dati necessari per l’espletamento delle proprie mansioni, ai fini del soddisfacimento delle tue richieste.

Nell’ambito del trattamento dei dati necessari per l’espletamento delle proprie mansioni, possono venire a conoscenza dei dati le persone fisiche dipendenti, stagisti o consulenti professionali di Overture Service srl, in qualità di Responsabile del trattamento, e dallo stesso autorizzate. 

Non sono previsti trasferimenti di dati all’estero.

Questi sono i tuoi diritti esercitabili sia nei confronti dell’Università degli Studi dell’Insubria (Titolare del trattamento) che della Ouverture Service srl (Responsabile del trattamento):

• Diritto a revocare il consenso: il diritto a revocare il consenso al trattamento dei tuoi Dati Personali nell’ambito del servizio di richiesta informazioni anche per mezzo del sistema INFOSTUDENTI effettuato dall’Università degli Studi dell’Insubria e per suo conto anche da Ouverture Service srl. In questo caso è da ritenersi disabilitato il servizio e quindi ogni possibilità di accesso e di interazione con il servizio informazioni dell’Università degli Studi dell’Insubria.
• Diritto di Accesso: il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza di un trattamento relativo ai tuoi Dati Personali/Particolati. Per esercitare questo diritto è sufficiente accedere al sito del servizio INFOSTUDENTI, mediante le tue credenziali, e visualizzare/scaricare tutte le informazioni.
• Diritto di rettifica: il diritto di ottenere da parte dell’Università degli Studi dell’Insubria la rettifica dei tuoi dati. Per esercitare questo diritto è sufficiente accedere al sito del servizio INFOSTUDENTI, mediante le tue credenziali, e utilizzare le diverse funzionalità offerte per l’esercizio di questo diritto (ad esempio: modifica dell’indirizzo di residenza, del numero di cellulare, della password – nel caso di utenti registrati localmente al sistema).
• Diritto alla cancellazione (Oblio): il diritto di ottenere da parte dell’Università degli Studi dell’Insubria o per suo conto da Ouverture Service srl la cancellazione dei Dati Personali, qualora siano cadute le finalità per le quali erano stati raccolti. La cancellazione non è consentita per i dati contenuti negli atti che devono essere conservati per obblighi di legge dall’Università.
• Diritto alla limitazione: il diritto di ottenere da parte dell’Università degli Studi dell’Insubria la limitazione dell’accesso ai Dati Personali da parte di tutti i soggetti che hanno un contratto di servizio ovvero un contratto di lavoro con l’Ateneo ad esclusione di Ouverture Service srl poiché in questo caso comporterebbe la sospensione del servizio stesso.
• Diritto alla portabilità: il diritto di ottenere dall’Università degli Studi dell’Insubria o da Overture Service Srl per suo conto l’invio dei tuoi Dati Personali in un formato strutturato e di uso comune.
• Diritto di opposizione: il diritto di opporti al trattamento dei tuoi Dati Personali nell’ambito del servizio di richiesta informazioni anche per mezzo del sistema INFOSTUDENTI effettuato dall’Università degli Studi dell’Insubria e per suo conto anche da Ouverture Service srl. Per i trattamenti effettuati per l’esecuzione del servizio l’opposizione ha come effetto la sospensione del servizio stesso. In questo caso è da ritenersi disabilitato il servizio e quindi ogni possibilità di accesso e di interazione con il servizio informazioni dell’Università degli Studi dell’Insubria.
• Diritto di Reclamo: il diritto di avanzare un reclamo nei confronti dell’Autorità di Controllo in relazione a un trattamento che consideri non conforme. Le modalità per l’esposizione di un reclamo sono descritte sul sito dell’Autorità di Controllo Italiana (Garante)

Per l’esercizio di questi diritti, ove non sia già prevista una funzionalità online come dettagliato al punto seguente, e in ogni caso potrai inviare le richieste via mail all’indirizzo [email protected].  

Ouverture Service srl, mediante apposite sezioni della tua Area Privata alla quale puoi accedere esclusivamente con le tue credenziali, ti dà la possibilità di:

• accedere a tutti i tuoi Dati Personali;
• modificare altri dati di contatto che ti appartengono (es. indirizzo, numero di cellulare).

Hai diritto di accedere in ogni momento ai dati che ti riguardano, rivolgendoti oltre che all’Università degli Studi dell’Insubria anche ai gestori del sistema INFOSTUDENTI, Ouverture service srl.

La presente Informativa può subire variazioni. Ti consigliamo, quindi, di controllare regolarmente questa Informativa e di riferirti alla versione più aggiornata.