Università degli studi dell'Insubria

Informativa per il trattamento dei dati personali per la realizzazione di video e materiale multimediale promozionale e divulgativo

Premessa

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679, l’Università degli Studi dell’Insubria, in qualità di Titolare del trattamento, informa gli studenti e il personale partecipante alla realizzazione di video e materiale multimediale promozionale e divulgativo in merito all’utilizzo dei dati personali che li riguardano.

 

Titolare del trattamento e Responsabile per la protezione dei dati (RDP/DPO)

Il titolare del trattamento è l’Università degli Studi dell’Insubria nella persona del Magnifico Rettore. I dati di contatto del Titolare sono PEC: ateneo@pec.uninsubria.it
Ai sensi degli artt. 37 e ss. del Regolamento UE 2016/679, l’Ateneo ha nominato il Responsabile della protezione dei dati (RDP/DPO). I dati di contatto del DPO sono: mail: privacy@uninsubria.it, PEC: privacy@pec.uninsubria.it

 

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati trattati sono le immagini degli studenti e del personale coinvolti nelle riprese e nelle fotografie, che saranno oggetto di registrazione al fine di predisporre dei video e materiale multimediale da utilizzare come strumento promozionale e divulgativo circa le attività dell’Ateneo.

Ulteriori dati trattati sono contatti (telefonici, mail, ecc.) utili a contattare i soggetti per pianificare o raccogliere le riprese e le fotografie.

I video e i materiali multimediali verranno pubblicati sui siti appartenenti al sistema Portale di Ateneo (www.uninsubria.it, www.uninsubria.eu, intranet.uninsubria.it, ecc.) e sui social network (facebook/Twitter/Instangram) e Youtube attraverso gli account ufficiali di Ateneo.

Il consenso al conferimento dei dati è facoltativo. Il mancato conferimento comporta l’esclusione dalle riprese o dalle fotografie.

La base giuridica del trattamento è il consenso espresso dell’interessato. Tale consenso viene espresso:

  • in occasione di eventi pubblici organizzati dall’Ateneo attraverso l’atto volontario dell’interessato di recarsi presso spazi (ad esempio sale convegni, spazi di eventi ecc.) nei quali è stato attivato un servizio di riprese fotografiche o video. Questi spazi saranno chiaramente identificati con apposita informativa iconica.

  • in tutti gli altri casi attraverso la compilazione di apposito modulo, disponibile su questa pagina alla voce “Allegati”.

 

Modalità di trattamento

La raccolta dei dati avviene nel rispetto dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza in relazione ai fini per i quali sono trattati. I dati personali sono trattati in osservanza dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, previsti dalla legge, con l’ausilio di strumenti atti a registrare e memorizzare i dati stessi e comunque in modo tale da garantirne la sicurezza e tutelare la massima riservatezza dell’interessato. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati nel pieno rispetto dell’art. 32 del GDPR. 

Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza ed eventuali trasferimenti di dati all’estero

I dati trattati per le finalità di cui sopra saranno comunque accessibili ai dipendenti e collaboratori assegnati ai competenti uffici dell’Università degli Studi dell’Insubria autorizzati al trattamento ex art. 29 GDPR. I dati trattati saranno pure accessibili a persone fisiche o giuridiche che prestano attività di consulenza o di servizio verso l’Ateneo ai fini dell’erogazione dei servizi di registrazione e montaggio (es. società di erogazione dei servizi di  supporto per videoconferenza e servizi integrati per gli edifici universitari, professionisti e consulenti incaricati dal titolare del trattamento).  In questo caso, tali soggetti svolgeranno la funzione di responsabile del trattamento dei dati ai sensi e per gli effetti dell’art. 28 del Regolamento.

L’elenco completo ed aggiornato dei Responsabili del trattamento è conoscibile a mera richiesta presso la sede del titolare.

I dati (video e materiale multimediale promozionale e divulgativo), oltre alla pubblicazione sui canali indicati nelle finalità, potranno essere utilizzati in manifestazioni di disseminazione a livello locale e nazionale per la promozione dell’Ateneo a fini di orientamento, promozione e comunicazione.

 

Tempi di conservazione dei dati

I dati personali raccolti saranno conservati dall’Ateneo per un periodo di 3 anni, dopodiché saranno cancellati.

 

Diritti dell’interessato

Ai sensi degli artt. 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 l’interessato può esercitare i seguenti diritti:

  • Diritto d’accesso: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali alle informazioni specificate nell’art. 15 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
  • Diritto di rettifica: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
  • Diritto alla cancellazione: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, qualora sussistano i motivi specificati nell’art. 17 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
  • Diritto di limitazione di trattamento: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dall’art. 18 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
  • Diritto alla portabilità dei dati: ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora ricorrano i presupposti previsti dall’art. 20 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
  • Diritto di opposizione: ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano nei casi e con le modalità previste dall’art. 21 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
  • Diritto in qualsiasi momento di revocare il consenso ex art. 7 c. 3 Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, fermo restando la liceità del trattamento effettuato sulla base del consenso successivamente revocato;
  • Diritto a non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona, secondo le modalità previste dall’art. 22 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati

I diritti possono essere esercitati mediante richiesta al Responsabile della protezione dei dati ai contatti sopra indicati.

 

Diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo

In relazione ad un trattamento che l’interessato ritiene non conforme alla normativa, questi può proporre reclamo alla competente autorità di controllo che, per l’Italia, è il Garante per la protezione dei dati personali. In alternativa può proporre reclamo presso l’Autorità Garante dello Stato UE in cui risiede o abitualmente lavora oppure nel luogo ove si è verificata la presunta violazione.

 

LIBERATORIA PER UTILIZZO DEL RITRATTO/RIPRESE AUDIO-VIDEO

Premessa

Considerato che ai sensi dell’art. 96 della legge 22 aprile 1941, n. 633 il ritratto di una persona non può essere esposto, riprodotto o messo in commercio senza il consenso di questa a meno che non si verifichino le condizioni previste dall’art. 97 il quale prevede che non occorra il consenso della persona ritrattata quando la riproduzione dell'immagine è giustificata dalla notorietà o dall'ufficio pubblico coperto, da necessità di giustizia o di polizia, da scopi scientifici, didattici o culturali, o quando la riproduzione è collegata a fatti, avvenimenti, cerimonie di interesse pubblico o svoltisi in pubblico:

In occasione di eventi pubblici organizzati dall’Ateneo, attraverso l’atto volontario dell’interessato di recarsi presso spazi  nei quali è stato attivato un servizio di riprese fotografiche o video (Materiali) chiaramente identificati con apposita informativa iconica), si autorizza l’Università degli Studi dell’Insubria a utilizzare a titolo gratuito il proprio ritratto/le riprese e registrazioni audio/video della propria persona che vengono ripresi, anche in forma parziale e/o modificata o adattata realizzate per le attività di divulgazione e comunicazione dell’Ateneo. Tale autorizzazione implica la concessione di una licenza non esclusiva, senza limiti di durata e per tutto il mondo, trasferibile a terzi, per l’utilizzazione dei  Materiali e include i diritti di cui agli artt. da 12 a 19 della legge 22 aprile 1941, n. 633, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo: diritto di pubblicazione; diritto di riproduzione in qualunque modo o forma; diritto di trascrizione, montaggio, adattamento, elaborazione e riduzione; diritto di comunicazione e distribuzione al pubblico, comprendente i diritti di proiezione, trasmissione e diffusione (a titolo puramente esemplificativo mediante iptv, terminali mobili, voip, canali digitali, ecc.), anche in versione riassuntiva e/o ridotta, con qualsiasi mezzo tecnico, diritto di conservare copia dei Materiali, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico noto o di futura invenzione per le finalità e nei limiti sopra definiti.  È in ogni caso esclusa qualunque utilizzazione del ritratto che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata.
In tutti gli altri casi attraverso l’autorizzazione che viene richiesta attraverso la compilazione di apposito modulo, disponibile su questa pagina alla voce “Allegati”.

Le riprese audio/video saranno diffuse sui canali di comunicazione dell’Università degli Studi dell’Insubria sotto licenza “Creative Commons Attribution 4.0 International” (licenza BY).